Faire face à un client indélicat qui ne vous paie pas en temps et en heure fait définitivement partie des aspects les plus déplorables du travail en freelance. Selon le bon vieil adage, « tout travail mérite salaire »… Pourtant, certains clients peu recommandables n’hésitent pas à disparaitre de la circulation une fois le travail réalisé et livré, vous laissant une ardoise qui représente pour vous une partie essentielle de votre rémunération.
Cette mission, vous l’avez acceptée sans trop vous soucier du client qui vous a passé commande. Après tout, c’est normal : nous avons tous tendance à accorder spontanément notre confiance et nous estimons que la plupart des clients sont de bonne foi. Il faut cependant vous renseigner sur chaque client avant d’accepter une mission, au risque de travailler gratuitement !
Pour justifier un retard de paiement, les mauvais payeurs ne manquent pas de bonnes raisons… Quelles que soient leurs excuses, elles sont inacceptables. Voici trois cas typiques que l’on retrouve (malheureusement) trop souvent :
Votre client est une petite entreprise dans une situation difficile. Votre interlocuteur est par exemple le fondateur d’une startup qui se retrouve débordé par la gestion de sa société nouvellement créée. Il accumule les retards de paiement pour l’ensemble de ses fournisseurs et tente de gérer au mieux cette période délicate. Malgré cela, il vous semble honnête, un dialogue reste possible. Il est cependant indispensable de faire prendre conscience au client que votre activité freelance est votre gagne-pain et que vous êtes comme lui, dans une situation d’entrepreneuriat.
Autre cas de figure : votre interlocuteur est une grande entreprise (ou une PME solide) qui réalise un chiffre d’affaires conséquent et qui dispose de plusieurs équipes, bien souvent assez cloisonnées (une équipe se charge du projet avec vous, tandis qu’une autre est dédiée notamment à la gestion administrative). Dans ce cas, le retard de paiement peut être le fruit d’un dysfonctionnement de l’équipe en charge de la gestion et/ou de la comptabilité (absence d’un collaborateur, surcharge difficile à absorber…). Dans cette situation, il faut rappeler au client qu'un retard de paiement représente sans doute une miette dans sa comptabilité, mais qu’il est très pénalisant pour vous !
Enfin, dernier cas de figure : votre interlocuteur est insolvable ou vous ne trouvez pas d’informations relatives à sa société sur Internet et des recherches sur son nom ne sont pas vraiment contributives… Pas de quoi vous inspirer confiance. Vous vous dites (à juste titre) que vous auriez mieux fait de refuser la mission. Dans cette situation, il y a de quoi vous inquiéter si du jour au lendemain, c’est silence radio. Nous vous conseillons d’amorcer rapidement une procédure formalisée en plusieurs étapes (les détails dans la suite de cet article).
Notre premier conseil : avant de commencer une mission, clarifiez immédiatement la question des délais de paiement avec le client. Après tout, l’argent n’est pas un sujet tabou, un devis permet non seulement de contractualiser le montant de la prestation mais aussi de savoir dans quel délai et selon quelles modalités vous serez payé. Par ailleurs, vos factures doivent obligatoirement mentionner les pénalités de retard auxquelles s’exposent les clients en cas de retard de paiement. En savoir plus sur vos obligation en matière de facturation.
Bien souvent, notre indulgence nous pousse naturellement à procrastiner les tâches qui nous mettent en position de gendarme. Nous n’aimons pas jouer les « bad cop » pour une raison simple : ce n’est pas notre cœur de métier ! C’est même tout le contraire qui est attendu d’un freelance sur le plan relationnel. Tout comme un enseignant prend plus de plaisir à transmettre à ses élèves qu’à faire régner l’ordre dans sa classe, un freelance fait généralement des efforts importants pour gagner la confiance des clients en misant sur la bienveillance.
Envoyer des relances à vos clients n’est jamais très agréable. En tant que freelance, vous avez malheureusement la lourde tâche d’être à la fois le partenaire sympa, souple et à l’écoute des besoins du client, mais aussi le gestionnaire rigoureux et inflexible qui défend son activité et rappelle les règles quand celles-ci ne sont pas respectées. Et vous êtes contraint de changer de casquette quand les choses tournent mal.
Votre légitimité à réclamer ce qu’on voit doit est totale ! Certains freelances vont jusqu’à culpabiliser lorsqu’il s’agit de relancer un client qui ne paie pas dans les temps, alors que c’est définitivement au client de se sentir coupable de ne pas respecter ses engagements. Notre conseil : n’hésitez pas une seule seconde à faire valoir vos droits en adoptant un processus de relance progressif. Bien sûr, même si la situation est très agaçante, restez courtois et professionnel, jusqu’au bout.
En fonction du type de mauvais payeur qui vous laisse une facture impayée (voir la première partie de l’article), vous pouvez adapter votre stratégie de recouvrement. Gardez toujours en tête l’objectif de cette démarche : récupérer l’argent que l’on voit doit. Voici les différentes étapes que vous pouvez mettre en œuvre :
Première étape : la relance par téléphone. C’est la première phase, la plus « douce », qui consiste à indiquer - gentiment mais aussi fermement - à votre client qu’il est en retard pour le paiement de votre mission, sans pour autant laisser de trace écrite. Il s’agit ici de lui demander s’il a bien reçu votre facture et de lui rappeler que celle-ci est payable à réception, c’est à dire pour avant-hier ;) L’enjeu pour vous est de savoir vous montrer intransigeant tout en faisant preuve de patience pour maintenir une bonne relation avec le client.
Deuxième étape : la première relance par e-mail. Si votre coup de fil s’est avéré infructueux après plusieurs jours, il est temps de passer à l’écrit avec un e-mail circonstancié dans lequel vous rappelez le montant de la facture (n’hésitez pas à la joindre à nouveau à votre message), la date initialement prévue pour son règlement et le fait qu’à ce jour, vous n’avez toujours rien reçu. Si vous attendez un virement, joignez toujours votre RIB (ou celui de votre société) afin que votre client, même s’il est débordé, dispose de tous les éléments pour vous payer sur la base de votre message.
Vous pouvez multiplier les relances par e-mail en reprenant le même contenu, à plusieurs échéances. Par exemple : 7 jours, 15 jours, 1 mois... N’hésitez pas à préciser dans l’objet de vos e-mails : « Première relance », « Deuxième relance », etc. Pour faire monter la pression.
Troisième étape : le courrier recommandé avec accusé de réception. Si après plusieurs e-mails de relance, vous n’obtenez aucune réponse de votre interlocuteur, il est temps de passer à un certain formalisme qui aura pour conséquence de conférer une valeur juridique à votre démarche. Notre conseil est donc de passer directement au courrier AR (sans passer par l’étape de la lettre simple). Votre lettre doit prendre la forme d’une mise en demeure, en récapitulant de déroulé des faits (n’oubliez pas de mentionner les dates). En conclusion, indiquez que sans règlement dans les 7 jours qui suivent la réception du courrier, vous confiez ce dossier à votre avocat.
Quatrième étape : le recours à un avocat, quand la situation semble désespérée. Le client reste muet après votre lettre recommandée ? C’est le moment de consulter un avocat afin qu’il se charge de rédiger un courrier, toujours en recommandé évidemment. Cette lettre constitue la première étape d’une procédure de recouvrement (au sens juridique). Sachez que dans bien des cas, un courrier d’avocat permet de débloquer la situation, dans la mesure où le client redoute une éventuelle poursuite judiciaire. Evidemment, vous pouvez intégrer vos frais d’avocat au montant de la créance.
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