De nombreux freelances (c’est peut-être votre cas) utilisent encore des outils « à l’ancienne » pour leur facturation : tableau Excel de suivi et factures sous forme de documents Word. Si ce bricolage peut convenir à une activité réduite lorsque vous n’avez à établir qu’une poignée de factures, il devient rapidement obsolète pour assurer une gestion sérieuse d’un flux de facturation régulier. Pire, une gestion hasardeuse de votre facturation peut vous mettre en danger sur plusieurs points : la sécurité de vos données, le respect du cadre légal et réglementaire… Voici 5 bonnes raisons de vous tourner vers un outil en ligne pour assurer la gestion de vos factures au quotidien.
C’est la première raison de vous tourner vers un logiciel de facturation en ligne. Jongler entre les différents gabarits de documents et les copier-collers multiples d’un logiciel à l’autre pour réaliser vos factures représentent une perte de temps considérable. Plus votre activité va se développer et moins vous aurez de temps à consacrer à cette tâche chronophage. La perte de temps réside principalement dans le fait que vous répétez les mêmes actions (par exemple pour mettre en forme vos factures) alors que le même résultat peut être obtenu par un processus automatisé ! Par ailleurs, la facturation en ligne est accessible où que vous soyez et sur tous vos supports (ordinateurs, tablettes, smartphones).
Vous ne vous en rendez pas compte immédiatement, mais quand il s’agit de mettre en forme un document et de l’alimenter par des données variables (telles que des pourcentage de taxes, etc.), le risque d’erreur est grand. Même en vous appuyant sur des formules, vous n’êtes pas à l’abri de faire des fautes qui peuvent non seulement nuire à votre crédibilité si votre client s’en aperçoit, mais surtout mettre en doute l’ensemble de votre comptabilité… Et là, c’est votre expert-comptable qui risque de ne pas apprécier. Les outils de facturation en ligne présentent l'avantage d’intégrer des fonctionnalités permettant d’éviter la plupart des erreurs : numérotation automatique des factures, gestion des remises, des taux de taxes applicables, voire gestion des stocks, etc.
Vous vous dites certainement que votre dossier comptable bien rangé au fond du disque dur de votre machine ne craint rien ? A moins d’avoir opté pour une solution de sauvegarde automatisée, ce n’est pas le cas ! En cas de vol de votre ordinateur ou d’incendie à votre bureau ou chez vous (on ne vous le souhaite évidemment pas…), c’est tout votre historique comptable qui peut partir en fumée ! Et autant vous dire que la re-saisie de factures perdues n’est pas une tâche très enthousiasmante :) En choisissant une solution de facturation en ligne, vous êtes sûr que vos données sont stockées bien au chaud, dans le cloud, sur des serveurs sécurisés.
Qui dit facturation dit généralement relances pour obtenir votre dû… Et bien souvent, si vous utilisez une solution « maison », le processus n’est pas du tout intégré à votre routine de travail. Vous partez du principe (et c’est bien naturel) que le non-paiement d’une facture relève d’une situation exceptionnelle. Vous perdez ainsi beaucoup de temps à rédiger des e-mail personnalisés pour demander gentiment à vos clients de vous payer, sans avoir un véritable suivi global des relances. La plupart des outils de facturation en ligne intègrent un répertoire de vos clients ainsi qu’un tableau de bord dédié au suivi des factures selon leurs statuts : payée, en attente de paiement, etc. Mieux : les outils les plus évolués permettent d’envoyer la facture au client directement depuis l’interface de gestion.
A moins d’être un statisticien hors pair ou un professionnel de la data-visualisation, vous prenez rarement le temps d’établir des statistiques sur votre activité. Or, c’est une tâche essentielle pour anticiper vos flux financiers à venir et établir un diagnostic régulier de votre activité de freelance. Les meilleurs outils de facturation en ligne génèrent automatiquement des rapports statistiques détaillés permettant de contrôler l’état de votre entreprise. Ces statistiques vous permettent ainsi de prendre de meilleures décisions.
Notre conseil : tournez-vous en priorité vers les outils de facturation en ligne qui ont fait leurs preuves et qui ont déjà une importante base d’utilisateurs, par exemple Comarch ERPXT - Logiciel de devis et Facturation en Ligne. Les tarifs oscillent entre 50 et 500 € HT par an selon les fonctionnalités disponibles. Pour les freelances, les offres basiques sont en général suffisantes.
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